跨國專案管理該注意的細節
隨著供應鏈全球化，很多研發或是製造都能藉由外包或是跨國人才廠商更有效率的完成。但帶領跨國專案其實會碰到很多狀況是單做本土專案不會碰觸到的。在外商管理專案多年，想藉由這篇文章分享關於跨國專案管理常見的問題及一點小技巧。
時差與日光節約時間
跨國專案管理第一個會碰到的難題就是時差。PM 要很清楚知道團隊成員所在的時區跟自己差幾個小時。這會影響開會以及工作協作可安排的時間是何時。而時差過大勢必會面臨某一方要晚上開會。我的建議做法是輪流晚上開會。這樣安排不會造成一方的晚上總是被會議工作佔走而造成心理不平衡或是工作倦怠，一個禮拜有3~4個晚上都在開會，那感覺真的很疲憊。此外也不要在團隊的星期五下班時間排會議，這是大忌。
除了時差，第二個要注意的是夏令日光節約時間的起訖日期。這是北美大陸及部分歐洲及紐澳地區採取的措施，在指定日期半夜十二點會把時間調快或調慢一小時。以 2021 年的美國東部時間 (Eastern Time) 舉例，夏令期間 3/14~11/7 跟台灣的時差是 12 小時 (例 台灣星期一 11 am 是美東星期天 11 pm)，但在 3/14 以前及 11/7 之後的冬令時間就會跟台灣差 13 個小時 (即台灣星期一 11 am是美東星期天 10 pm)。這會影響台灣晚上/美國早上的會議時間。原本都是可以在台灣晚上 8 點會議，但冬令期間就被迫要改成台灣晚上 9 點(美國早上 8 點)才能讓對方睡飽。
若不記得怎麼計算的話可以在自己的電腦設定多時區時鐘 (參考作法連結)，或是直接在手機弄幾個其他時區的時鐘。
基於以上考量因素，在專案正式開始前，務必要跟跨國團隊成員個別協商往後可承諾的定期會議時間，才不會會議時間到了連個鬼影都沒出現。也記得要把日光節約起訖日期記下來，適時調整會議時間。
國定假期
跨國專案管理第二個會碰到的難題是國定假期。各國因歷史風土民俗會制訂各類節慶假日。若沒有注意到團隊成員的假期，很容易會在假日排了工作或是會議。抑或是一些大型連假像是歐美年底的聖誕節或中國 10 月黃金周，都會造成生產及物流的停擺。如果專案排程沒有設定到，就會少計算到 1~2 個禮拜時程，直接產生莫名其妙的時程延遲。排程軟體假期行事曆設定可以參考之前的文章(連結)。
要幫助自己意識到對方即將到來的假期，最快的方式就是直接寫在一個實體大月曆上。像我司很貼心，公司提供的月曆上會標註各國辦公室的國定假日。
如果公司沒有這福利，可以自己做一個。買個大一點的月曆，在每年 11~12 月差不多各國都抵定隔年假期就可以填寫。這樣做除了有助於自己在工作會議安排上的準確性，有時團隊即將迎接重要的宗教節慶，也可以提早說一聲祝福的話語，這都會點滴在心頭。
此外自己在使用的outlook 行事曆也務必要更新，包含自己的國定假日。這樣對方要安排會議邀請的時候，也不用再額外詢問。
Email/即時通
再來要注意的是 Email 跟即時通的使用。時差這影響會讓你無法快速得到回覆，甚至要等到隔天才有可能。所以一切的 Email 或是訊息撰寫，務必寫到資訊越完善越好。如果已預想到會需依對方回饋不同而提供不同的回答，那倒不如就在Email 寫明，如果是情境A、B、C，各自的答覆會是什麼。
即時通我會特別設立一個專案用的群組聊天室，讓不需要用到 Email 的事情可在裡頭討論、跟催或是公告。若事情非常急無法等到隔天，我也會在晚上以即時通聯絡取得我要的回覆。
會議
在會議中會碰到比較大的兩個問題，一個是會議工具的使用以及口音。
如果是跟外部公司如供應商、客戶等開會，務必事先確認好統一使用哪種會議軟體進行。而且 PM 一定要提早跟對方窗口約時間測試，確保雙方連線品質沒有問題。若到了會議開始前才處理，莫非定律會讓你嘗到痛苦的滋味。
口音的不熟悉老實說只能靠平常多聽增進當地口音的語感，例如可以常聽該國家的英語頻道。如果覺得還是有點障礙，一種解決方式就是把會議紀錄畫面即時分享出來，讓與會者當下看到會議紀錄有誤就可以提出來更正，大家馬上就能獲得共識。
實用小技巧
在這提供兩個小技巧我自己常常用在跨國會議中，增進跟與會者的關係
a. 早午晚安及謝謝的當地發音
如果可以學會當地語言的”早、午、晚安”的念法，在對方登入會議時用出來，會有不錯的親切感加分。
另外，”謝謝”也是另外一個非常實用會加分的詞語。
b. 關心一則當地重點頭條
若比較早登入會議，在等待其他人登入期間，其實會有一段比較尷尬沉默的小時段，這時候如果能在事前先準備好一個該國家或是城市有發生的嚴重頭條事件 (盡量不要是政治類)，問候關心一下狀況，對方是會有感受到的。大自然災害通常會是個可以運用的題材。但是像冠狀病毒疫情這種，建議不要當作聊天題材。一方面這已經講爛了，一方面其實大家都承受很大的壓力最好不要再提。但在會議最後祝福與會人員健康安全是可以說的，我也大力鼓勵這樣做。
以上是我做跨國專案一點小心得。如果你有其他技巧經驗，也歡迎分享出來。
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