資訊透明是專案成功的關鍵

前幾天去一間常光顧的素食餐廳,點了一碗紅燒麵,我都會交代辣度請幫忙降低。之前都是由另一位服務員點餐,收到這個需求都回覆會少加辣油。這次來點餐的似乎是個新的,他回覆要加辣的罐子裡頭有辣油喔。我以為他聽錯就再次說明要調「降」辣度,他回應湯都是預先調製好,不能更動。看到服務員已經打單子出來,我當下就有點著急要再次跟她確認「是降辣」。她似乎還是聽不懂。這時旁邊另一位服務人員介入說「沒問題啦我會幫你處理好。」我才放心去坐位等待上菜。

從這個事件可以發現兩件事情

  • 我的資訊跟點餐人員的是有落差的。我吃過減辣版本,所以我知道可以做。但她沒處理過的,所以她完全不知道有這選項。
  • 點餐人員當下處理讓我不放心。因為我的需求沒有得到正確回應,而她仍繼續打單,這似乎是強迫要我接受這安排,拿一碗不符合我需求的麵。

其實這個當下點餐人員可以做的事情暫停一下,跟其他同事確認我的需求是不是能做。確認自己的認知跟客戶手上的資訊是不是有所落差。先同步完資訊後再來答覆客戶。

在專案執行裡頭也是。身為專案管理者,也要嘗試著讓資訊在所有的專案參與者都能夠獲得一致的訊息。

專案規劃裡頭有一個環節叫做溝通計畫,寫的是整個專案傳遞訊息的方式,由誰傳遞,以何種工具形式傳遞,什麼頻率傳遞。最典型的就是專案固定會議,其目的除了更新工作進度以外,要讓所有與會者都獲得一致的訊息。另一 個深層的目的其實是為了讓管理者(PM,大PM,高階主管) 可以透過這些會議記錄或參與一次會議快速了解專案進度,讓他們獲得所有事情都在掌握之中的”感受”。

專案中很重要的一個活動就是固定頻率的進度報告會議。

我自己在管理專案的時候,都會在專案Kick-off meeting之前就先跟所有核心成員定下來固定的周會時間,

一來、制約大家的開會頻率,團隊也會有所預期知道什麼時間點該把被分配的工作要完成。

二來,因為是事前就溝通好的周會時間,團隊就不可以隨便讓其他事情給蓋掉,這確保了高出席率。

我在開會的前兩天就把Agenda做好寄給大家,確保大家在開會前,都知道自己都該事前準備什麼,開會效率才會高。會議中用OneNote雲端紀錄並同步分享畫面,讓大家對於內容都有共識。會議記錄也可以開完會就直接CC 給 Sponsor 讓他可以快速掌握專案狀況。

這樣的作法施行兩年到現在,同事都認為進我的會議有其價值,也更願意配合。

產品開發專案管理 遠距工作 MS Project 排程軟體專家

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