資訊透明是專案成功的關鍵

前幾天去一間常光顧的素食餐廳，點了一碗紅燒麵，我都會交代辣度請幫忙降低。之前都是由另一位服務員點餐，收到這個需求都回覆會少加辣油。這次來點餐的似乎是個新的，他回覆要加辣的罐子裡頭有辣油喔。我以為他聽錯就再次說明要調「降」辣度，他回應湯都是預先調製好，不能更動。看到服務員已經打單子出來，我當下就有點著急要再次跟她確認「是降辣」。她似乎還是聽不懂。這時旁邊另一位服務人員介入說「沒問題啦我會幫你處理好。」我才放心去坐位等待上菜。

從這個事件可以發現兩件事情

• 我的資訊跟點餐人員的是有落差的。我吃過減辣版本，所以我知道可以做。但她沒處理過的，所以她完全不知道有這選項。
• 點餐人員當下處理讓我不放心。因為我的需求沒有得到正確回應，而她仍繼續打單，這似乎是強迫要我接受這安排，拿一碗不符合我需求的麵。

其實這個當下點餐人員可以做的事情暫停一下，跟其他同事確認我的需求是不是能做。確認自己的認知跟客戶手上的資訊是不是有所落差。先同步完資訊後再來答覆客戶。

在專案執行裡頭也是。身為專案管理者，也要嘗試著讓資訊在所有的專案參與者都能夠獲得一致的訊息。

專案規劃裡頭有一個環節叫做溝通計畫，寫的是整個專案傳遞訊息的方式，由誰傳遞，以何種工具形式傳遞，什麼頻率傳遞。最典型的就是專案固定會議，其目的除了更新工作進度以外，要讓所有與會者都獲得一致的訊息。另一 個深層的目的其實是為了讓管理者(PM，大PM，高階主管) 可以透過這些會議記錄或參與一次會議快速了解專案進度，讓他們獲得所有事情都在掌握之中的”感受”。

專案中很重要的一個活動就是固定頻率的進度報告會議。

我自己在管理專案的時候，都會在專案Kick-off meeting之前就先跟所有核心成員定下來固定的周會時間，

一來、制約大家的開會頻率，團隊也會有所預期知道什麼時間點該把被分配的工作要完成。

二來，因為是事前就溝通好的周會時間，團隊就不可以隨便讓其他事情給蓋掉，這確保了高出席率。

我在開會的前兩天就把Agenda做好寄給大家，確保大家在開會前，都知道自己都該事前準備什麼，開會效率才會高。會議中用OneNote雲端紀錄並同步分享畫面，讓大家對於內容都有共識。會議記錄也可以開完會就直接CC 給 Sponsor 讓他可以快速掌握專案狀況。

這樣的作法施行兩年到現在，同事都認為進我的會議有其價值，也更願意配合。