被指派接手做一半的專案怎麼辦?

Photo by Cytonn Photography on Unsplash

前陣子有位網友私訊我,他被老闆指派去接手管理一個做到一半的專案。他不知道該如何著手。我就給他幾個建議,不外乎就是先搞清楚整個專案的運作方式與資料。

收集資料

  1. 專案計畫

務必要找出來接手專案的計畫資料並詳讀以理解專案的全貌。從當初開案前的需求書或是企劃書,專案細部規劃例如WBS、時程規劃,交付物的驗收條件與標準等等。都必須要從交接的人手上拿到。

2. 重要合約

這個專案有跟別人簽訂什麼合約嗎? 這合約上面如果有牽扯到罰款賠償等事項,務必要搞清楚。這種條款通常都跟專案交付日期有關連,這也會牽動到要怎麼安排接下來的工作或是與老闆客戶的協調斡旋。

3. 利害關係人與職責

專案團隊中有誰? 他們負責的職責與權限是甚麼,工作會有需要交接協作的嗎? 有的話會怎麼運作?

有沒有跟這專案成敗有很大影響性的人存在? 比如說某些客戶端的測試用戶、政府機關等等。務必盡早找出他們並列表管控。他們的一舉一動會影響專案的進行。

釐清現況

  1. 為何被指派接手

通常會被指派接手做一半的專案有兩種狀況:

a. 原本的專案管理人忙不過來,需要人手幫忙,或是離職了需要有接替的人手。這種狀況比較單純。

b. 專案快搞砸了,或是專案碰到瓶頸卡住,原專案管理人無法處理,需要有更厲害的人來接手。此時需要詢問團隊成員,專案之前發生了什麼狀況,可能是什麼原因造成的。因為你是被老闆指派預期要來解決專案的問題,所以越快掌握越好。

2. 目前重點工作

目前的重點專案工作是什麼,進行的如何? 有沒有什麼風險需要關注的。或是有什麼重要工作有可能會延宕要注意。

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