專案啟動會議Kickoff meeting教戰手冊

Photo by Jon Tyson on Unsplash

俗話說好的開始是成功的一半。專案一開始也需要有個好的開頭,後續專案做起來才容易上軌道,而這個開頭就叫做啟動會議或是Kickoff meeting。

有的公司習慣是在專案所有計劃規劃完,要正式開始執行計畫,才開Kickoff meeting。而有的則是專案開案後就開kick off meeting。這取決各自公司的文化流程。那究竟Kickoff meeting 裡頭該有什麼內容呢?

首先我們要知道開Kickoff meeting 的目的是什麼? kickoff meeting 需要做到以下幾個效果

  1. 對齊認知

快速理解專案的來龍去脈,對於專案的樣貌有個大概的理解。知道為何而做,要做什麼,讓大家對於這個新專案有相同的認知

2. 宣示意義

公開宣示這個案子已經過公司核可啟動,PM 已被授權來帶領案子,而團隊與資源正式投入,大家要為這案子效力。

3. 說明規則

如果公司已有一套管理專案流程那很好,但多數的公司是沒有的。因此 PM 要在第一時間告知團隊遊戲規則,自己打算怎麼管理案子,包含: 文件管理,會議管理、回報機制等等。專案團隊成員總是會來來去去,因此每次案子起頭就要讓新人了解,請團隊務必一起遵守這些規則。而有了清楚的管理架構,會讓往後 PM 帶案子省力非常多。

那Kickoff meeting 該講什麼東西呢?我的方法是按照4W2H 的方式來規劃內容。

WHY 專案的目的

簡單的說為什麼會做這專案,起源是什麼?是要解決客戶的什麼問題痛點?這案子預計可以為公司帶來多少業績成長,或是要幫助公司達成什麼KPI。簡而言之,從就是陳述這個案子與客戶、與公司策略的關聯是什麼。讓團隊在之後開始規劃專案的計畫時,更能符合前後脈絡。

如果這個專案找不到任何的關聯,這專案可能未來會變成沒人理、沒人在乎、沒資源的孤兒。

WHAT 範疇

這裡會簡單介紹專案的範疇是什麼,要做什麼產品或服務出來。更重要的是什麼是範疇外 (out of scope),不是這專案該做的事情。很多時候不講清楚,團隊自動就會多做不是必要的東西。

WHEN 專案的期限

這個專案目標要在何時結案。以及專案執行過程中有沒有什麼重要的里程碑時間是客戶或是公司內部押的,需要請團隊使命必達的。

這對於之後規劃工作排序與時程規畫非常的重要。

WHO 重要利害關係人

專案核心團隊成員有誰,每個人的職責與負責的功能領域是什麼。讓大家清楚知道各自在這專案該扮演的角色是什麼? 有沒有跟這專案有關係的公司人員但不在核心團隊內,是團隊有問題的時候可以去詢問請教的?

再來有無公司外的利害關係人,例如合作供應商人員或客戶窗口。

先告知這些名單,大家就很清楚要去找誰而不用頻頻來問你,會省力很多。

HOW MUCH 專案預算

這個案子有無預算上限? 以我公司來說通常都會先給一筆小錢做為一開始實驗室研究。但之後要進入樣品製作與試產階段,就會要再進一步申請核准下一階段的專案預算。

HOW: 管理規則

最後我會跟大家說明我的專案管理方式,包含

  1. 文件管理:所有的專案文件該存在哪裡的專案網站,文件夾該如何命名,邏輯是什麼、資料的版本怎麼控管、文件分享最佳方式怎麼做、與外部往來的重要Email 該如何備份讓大家都看到,而不會消逝在自己的信箱內。文件管理做得好,往後若有人要回來找尋資料,就可以快速找到自己需要的文件資料。這帶來的效率價值很高。
  2. 會議管理:我如何管理 OneNote 會議紀錄、待辦事項紀錄在哪、週期性的會議時間訂在何時。如果要請假的話,該如何事前回饋進度。關於訂定週期會議時間重要性與會議做法跟效益可以參考我之前的文章(連結)
  3. 重大狀況回報:如果有重要狀況會嚴重影響專案安全性,回報到上層的機制是什麼? 甚麼狀況算是重大狀況? 例如時程拖延超過1個禮拜、有發現大風險等等。
  4. 參考資料:最後我會附上一些補充參考資料的連結,讓新成員可以自行去閱讀。

從以上內容就可以發現,其實在 kickoff meeting 之前 PM 就要先做了很多的功課。不管是跟提這案子的人瞭解專案背景;辨識出利害關係人並與他們釐清需求、範疇及重要里程碑時間。也必須要將專案網站、資料夾、會議記錄工具等都先準備好。一切都搞定後,才能夠開這個 Kickoff meeting。

Kickoff meeting 開得好,大家體認到這專案的重要性,自然在心中就會把這專案的排序拉高,也會認真看待 PM 說的話,推動事情也會比較順暢。

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